Privacybeleid
Bedrijfsgegevens (rechtsvorm, ondernemingsnummer en adres) worden aangevuld zodra ze beschikbaar zijn. Deze tekst is een basis en geen juridisch advies.
1. Wie zijn wij
RNB Coaching levert software voor coaches en leden. Voor vragen over je gegevens kun je mailen naar benjamin@rnbcoaching.app.
2. Welke gegevens we verwerken
- Accountgegevens: naam, e-mailadres en inloggegevens.
- Coachinggegevens die jij of je coach invoert: trainingen, sets, voeding, doelen, metingen, berichten en notities.
- Bestanden die je uploadt, zoals voortgangsfoto's, video's en documenten.
- Betaalgegevens: betalingen verlopen via Stripe. Wij bewaren geen volledige kaartgegevens.
- Optionele koppelingen, zoals Strava, alleen als je die zelf activeert.
3. Waarom we die gegevens gebruiken
- Om het platform te laten werken: inloggen, schema's tonen en je voortgang bijhouden.
- Om je coach toegang te geven tot de gegevens die nodig zijn voor jouw begeleiding.
- Om abonnementen en betalingen af te handelen.
- Om je e-mails te sturen die bij je account horen, zoals bevestigingen en herinneringen die je kunt beheren.
4. Wie je gegevens ziet
- Jij ziet je eigen gegevens.
- Je gekoppelde coach en medewerkers die uitdrukkelijk aan jou zijn toegewezen zien de gegevens die nodig zijn voor je begeleiding.
- De eigenaar van het platform heeft beheerstoegang voor ondersteuning en beveiliging.
- Dienstverleners die we nodig hebben om het platform te draaien (zoals hosting, e-mail, Stripe voor betalingen en HeyCatch voor gebruiksstatistieken) verwerken gegevens alleen voor die taak.
- We verkopen je gegevens niet.
Zonder toestemming tellen we alleen paginabezoeken, tijd op de pagina, laadsnelheid en foutmeldingen, zonder cookies en zonder je te herkennen. Optionele statistieken, zoals klikken en andere acties, starten pas als je kiest voor Statistieken toestaan. HeyCatch ontvangt bezoeken aan openbare pagina’s met technische browser- en schermgegevens en een tijdelijke willekeurige bezoekcode, zonder koppeling aan je account. We meten ook anonieme prijsklikken in onze eigen opslag. Privépagina’s, formulierinhoud, URL’s met parameters en gezondheidsgegevens worden niet meegestuurd. We sturen geen registratie- of betaalgebeurtenissen naar HeyCatch en gebruiken geen advertentiecookies. Via Cookie-instellingen kun je op elk scherm weigeren of je toestemming intrekken. Dat stopt nieuwe metingen, ook in andere geopende tabbladen; het wist niet vanzelf eerder verzonden gegevens bij HeyCatch. Daarvoor kun je een verzoek sturen. Je browserinstelling Do Not Track of Global Privacy Control wordt gerespecteerd.
6. Hoelang we gegevens bewaren
- Account- en coachinggegevens: zolang ze nodig zijn voor je account en begeleiding. Bij een verwijderverzoek beoordelen we ook wettelijke bewaarplichten en informeren we je over gegevens die nog bewaard moeten worden.
- Voortgangsfoto's, video's en documenten: zolang je account bestaat; je kunt ze ook zelf verwijderen.
- Facturen en betalingen: 10 jaar, zoals de Belgische boekhoudwetgeving vereist.
- Kennismakings- en coachaanvragen: de ingestelde opruimtermijn is 6 maanden na aanvraag of beoordeling. De uitvoering van deze opruiming wordt nog gecontroleerd.
- Eigen klikstatistieken: de ingestelde opruimtermijn is 90 dagen. De uitvoering en de bewaartermijn bij HeyCatch worden nog gecontroleerd.
- Cache in je browser: maximaal 24 uur en gewist bij uitloggen.
7. Boekhouding van coaches
Coaches kunnen in het platform een eenvoudige boekhouding bijhouden. Daarvoor gelden deze afspraken:
- Welke gegevens: betalingen van leden (bedrag, omschrijving, vervaldatum, betaaldatum en status), uitgaven die de coach zelf invoert (datum, omschrijving, categorie, bedrag en btw-tarief) en bij online betalingen de Stripe-referentie en Stripe-kosten. Kaartgegevens komen niet in de boekhouding.
- Wie ze ziet: de coach ziet alleen zijn eigen inkomsten en uitgaven. Een lid ziet alleen zijn eigen betalingen. De eigenaar van het platform heeft beheerstoegang voor ondersteuning en beveiliging. Medewerkers en andere coaches zien de boekhouding niet.
- Hoelang: betalingen en uitgaven blijven bewaard zolang de wettelijke bewaartermijn voor boekhouding loopt. Verwijdert een lid zijn account, dan blijven de betaalbewijzen bewaard zonder naam of andere profielgegevens.
- De coach blijft zelf verantwoordelijk voor zijn eigen boekhouding en btw-aangifte. Het overzicht in het platform vervangt geen officiële aangifte.
8. Beveiliging
Toegang tot gegevens is per rol afgeschermd, zodat leden alleen hun eigen gegevens en coaches alleen die van hun eigen leden zien. Privébestanden worden niet publiek gedeeld.
9. Je rechten
Je kunt vragen om inzage, een kopie, verbetering, verwijdering, beperking van verwerking of overdraagbare gegevens waar dat recht geldt. Je kunt bezwaar maken tegen verwerking op basis van een gerechtvaardigd belang en toestemming altijd intrekken zonder de rechtmatigheid van eerdere verwerking te wijzigen. Stuur je verzoek naar benjamin@rnbcoaching.app, bij voorkeur vanuit je accounte-mailadres. We controleren je identiteit met alleen de noodzakelijke gegevens; stuur niet ongevraagd een identiteitsbewijs. We reageren normaal binnen één maand. Bij een ingewikkeld verzoek kan dit met maximaal twee maanden worden verlengd; we leggen dit binnen de eerste maand uit. Onder Mijn profiel kun je accountverwijdering aanvragen via de bestaande knop; als die niet beschikbaar is, kun je ons mailen. Je mag ook rechtstreeks een klacht indienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit via www.gegevensbeschermingsautoriteit.be.
10. Grondslagen en gezondheidsgegevens
Accountfuncties en betalingen zijn nodig om de overeenkomst uit te voeren. Wettelijke boekhoudplichten bepalen welke betaalgegevens bewaard moeten blijven. Noodzakelijke beveiliging en ondersteuning kunnen steunen op een gerechtvaardigd belang, waarbij we jouw rechten afwegen. Optionele statistieken steunen op toestemming en weigeren verandert niets aan je toegang.
Blessures, allergieën, medische notities en bloedwaarden kunnen gezondheidsgegevens zijn. Daarvoor is naast een gewone grondslag een geldige uitzondering uit artikel 9 AVG nodig, bijvoorbeeld afzonderlijke uitdrukkelijke toestemming. Een coachkoppeling, cookiekeuze of akkoord met voorwaarden is daarvoor niet voldoende. De toepasselijke uitzondering en de afspraken met je coach moeten nog definitief worden bevestigd.
11. Dienstverleners en doorgifte
Het platform gebruikt Lovable Cloud voor hosting en opslag, e-maildiensten voor accountberichten, Stripe voor betalingen en HeyCatch voor toegestane statistieken. Optionele AI-functies gebruiken Lovable AI. Gezondheidsgegevens mogen niet naar AI worden verzonden zonder een geldige grondslag, aparte waarborgen en duidelijke informatie over de ontvangers.
De precieze leveranciers, verwerkersafspraken, opslagregio’s en eventuele doorgiften buiten de EER moeten nog worden bevestigd. Bij een doorgifte buiten de EER zijn passende waarborgen nodig, zoals een adequaatheidsbesluit of standaardcontractbepalingen met aanvullende maatregelen waar nodig. We claimen niet dat alle gegevens uitsluitend in de EER blijven.
RNB Coaching is verantwoordelijk voor de eigen account- en websiteverwerking. Bij dossiers van een zelfstandige coach moet worden vastgelegd welke partij verwerkingsverantwoordelijke is en wanneer RNB Coaching als verwerker handelt.
12. Wijzigingen
We kunnen dit beleid aanpassen. Belangrijke wijzigingen melden we vooraf.